제주시, 보고체계 변화로 더 많은 시간을 시민과 교감

[제주도민신문 = 임윤진 기자] 제주시의 보고문화가 보다 더 간편해지고 효율적으로 개선되고 있다.

이는 강병삼 시장 취임일로부터 딱 128일째 일어난 행정혁신 사건이다. 강 시장은 지난해 12월 21일, 주간 간부회의에서 종전 대면보고 방식을 공직내부메신저인 ‘e-메아리’를 활용하여 서면보고로 전환해 줄 것을 지시했었다.
“변화와 혁신은 쉽지 않다. 그래도 꾸준히 노력해서 효율적으로 일할 수 있는 근무여건을 만들어야 하고, 이를 통해 아낀 시간은 시민과의 교감을 더 늘려나가는 방향으로 활용해야 한다”라고 밝히면서, 민간기업에서 이미 시행하고 있는 메신저 활용 보고방식을 강 시장이 제안한 것이다.

이는 보고서를 시장에게 대면보고하기 위해 많은 시간을 낭비하는 비효율적인 행정을 개선하기 위함이다. 메신저 보고를 받아들이는 속도는 역시 MZ세대 젊은 공직자들이 빨랐던 반면, 대면보고하면서 피드백을 받는 것에 익숙한 50대 공직자들 사이에서는 어색함이 역력했다.

메신저 서면보고 시행 2달이 지난 지금, 제주시는 변화하고 있다. 2월 27일 현재, 메신저 보고건수는 540건*에 달한다. 평일 근무일 기준으로 환산하면, 하루 평균 12.9건의 보고서를 메신저로 처리하고 있다.

그렇다고 메신저 보고만 하는 것은 아니다. 긴박한 현안 및 정책결정이 필요한 사항, 또는 재난재해 등 불가피한 사항에 대해서는 대면보고 또는 전화, 카톡 보고도 병행하여 초분을 다투기도 한다.

또한, 계획 초안을 먼저 메신저 보고로 검토한 후, 추가 논의가 필요한 사항에 대해서는 부서에 일정을 사전에 공지하여 대기시간 없이 바로 본론부터 세밀하게 대면보고 할 수 있고, 업무처리 속도는 빨라져보고체계가 훨씬 효율적으로 운영된다. 그리고, 메신저에는 시장은 물론, 담당실무자부터 부시장까지 모두 참여함으로써 업무 공유와 피드백이 상당히 빨라지고 있다.

메신저 보고에 대한 공직자의 의견을 살펴보자면, 메신저로 보고자료를 올려 시장이 검토하여 피드백을 주는 시간에 다른 업무를 처리할 수 있어 훨씬 능률적이라고 호평하는 직원도 있고, 대면보고에 익숙한 직원들은 시장과 얼굴을 마주하며 보고내용에 대한 피드백을 받아야 좀 더 인간적이지 않나 하는 직원도 있었지만, 메신저 보고 시행 2달이 되는 지금, 제주시 모든 공직자가 행정의 실용주의 측면에서 도입한 새로운 방식의 보고문화에 안정세를 찾아가면서 주어진 업무시간을 보다 더 효율적으로 활용하여 대민행정 서비스에 더욱 매진하고 있다.

한편, 제주시 관계자에 따르면, “아직까지는 본청 중심으로 메신저 보고가 이루어지고 있지만, 본청과 원거리에 위치한 읍면동의 참여율을 높여 실용주의적 보고체계를 더욱 확고히 다져 나가겠다”말하면서, “업무시간 효율성 증대로 공직자들이 더 많은 시민들의 삶의 현장을 찾아다니며 시민중심의 민원을 처리할 수 있기를 기대한다”고 말했다.
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